Ata: Como deve ser escrita? O que deve constar? Assembleias podem ser virtuais?

A ata é um documento escrito que serve para registrar as decisões de uma Reunião ou Assembleia Geral.

Como deve ser escrita

Escrita em parágrafo único, no tempo verbal pretérito perfeito do indicativo (foi decidido, foi aprovado etc.).

Necessariamente, a Ata possui início (texto que identifica a instituição e a Reunião/Assembleia), meio (texto que constam as decisões da Reunião/Assembleia) e fim (texto que faz o fechamento, incluindo as assinaturas).

Nas citações de endereços, nomes de pessoas, empresas ou instituições, estes devem ser de forma completa (sem abreviaturas).

Quando da eleição da Diretoria e Conselhos (Fiscal, Administrativo, Consultivo etc.) deverá constar a identificação e qualificação completa de todos os eleitos (nome completo, nacionalidade, estado civil, profissão, endereço residencial e números do CPF e da cédula de identidade, com o órgão expedidor e, em alguns casos, também a data de nascimento para integrantes solteiros e/ou o regime de casamento para integrantes casados).

No item de deliberação sobre a prestação de contas é indispensável declarar expressamente o período a que se refere as contas e se elas foram aprovadas ou não, registrando-se as possíveis ressalvas.

Quem elabora a ata

Nas Assembleias Gerais ou Reuniões, as atas correspondentes são redigidas pelo secretário das mesmas (secretário ad hoc eleito no início da sessão e que servirá como secretário somente esta finalidade), ou pelo secretário da instituição (secretário membro da diretoria, se for o caso).

É imprescindível que o secretário que irá elaborar a ata, além de ter uma boa escrita, ou seja, domine a norma-padrão da língua portuguesa, também saiba articular de forma eficiente sequências narrativas e descritivas, a fim de ser fiel ao que foi exposto durante o evento, bem como tenha o bom senso e perceba a medida ideal para uma Ata sucinta, mas que contenha todos os tópicos importantes, especialmente, o relato das decisões tomadas, assim como esteja muito atento para não deixar de registrar algum fato ou deliberação importante ocorrida na Reunião/Assembleia.

Vale lembrar que em uma ata de Reunião/Assembleia a opinião do Secretário, a respeito dos assuntos lá tratados, não interessa. Deve ficar registrado o que foi discutido e decidido, independente do posicionamento pessoal do Secretário sobre os fatos. Dessa forma, ele produzirá uma ata imparcial e completa

O que deve constar na ata

Na abertura da ata deverá, obrigatoriamente, constar o nome completo da Igreja ou Instituição, o CNPJ ou outra informação de lei, a data,  a hora em que a sessão iniciou (ou para a qual foi convocada e, no final constar o horário de término da mesma) e o local onde ela está sendo realizada.  Em seguida, é informado, se houver disposição no Estatuto (desde que não seja uma Assembleia Geral de Constituição), o tipo da Reunião/Assembleia - se ordinária ou extraordinária, se for o caso -, observando o Edital de Convocação e citando a data de expedição ou publicação do mesmo,  o qual deve incluir a Ordem do Dia (a Pauta de Assuntos) a ser deliberada na sessão.

Caso a Reunião/Assembleia ou algum item da Ordem do Dia da mesma necessite de Quórum (presenças) mínimo, conforme o Estatuto da Igreja ou Instituição (se não for de constituição), deve-se registrar se há o Quórum suficiente para a sua realização, se está de acordo com o ou algum edital previamente expedido ou publicado. 

É indicado que a Ata seja elaborada, no livro próprio, durante a reunião e que no final a mesma seja lida, aprovada e, após, assinada pelo Presidente e pelo Secretário da Reunião/Assembleia (as páginas que não constarem as assinaturas deverão ser rubricadas pelos mesmos. Dela deverão ser extraídas (impressas) cópias, que serão devidamente rubricadas e autenticadas pelos Presidente e Secretário da sessão, as quais serão, então, encaminhadas a registro junto ao Serviços de Registro de Pessoas Jurídicas (antigo Cartório de Registro Especial), onde a Igreja ou Instituição terá ou já teve o seu Estatuto registrado, para assim produzir efeitos perante terceiros.

Livro ou Lista de Presenças

Embora a Lista de Presenças não faça parte integrante da Ata, é interessante que a Igreja ou Instituição mantenha em seu arquivo o Livro ou a Lista de Presentes nas Sessões. No livro ou lista de presenças, para cada registro de uma Reunião/Assembleia, deverá iniciar contendo um cabeçalho com os dados que identifique a Sessão que será realizada, bem como nome completo, número da identidade e assinatura de cada um dos presentes.

Assembleias Não Presenciais (virtuais)

Durante o período da pandemia do Covid-19 (Coronavírus), a Lei (Federal) 14.010/2020 flexibilizou, por um determinado período, que as Instituições pudessem realizar as chamadas Reuniões/Assembleias Virtuais, mesmo sem a sua previsão estatutária expressa. Porém, essa flexibilização da lei já não existe mais.

Portanto, caso a Igreja e/ou instituição deseje realizar Assembleias Virtuais, deverá incluir em seu Estatuto a previsão dessa modalidade.

Ocorrendo a Assembleia Virtual, além dos procedimentos de praxe das Sessões presenciais, sugere-se a gravação das mesmas e a manutenção dos arquivos de áudio e vídeo por, pelo menos, três anos.

Fonte: M&M Contabilidade de Igrejas

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