.   O que é certificado digital?

Certificado digital é uma assinatura eletrônica, que utiliza chaves criptográficas para confirmar a identidade de uma pessoa física ou empresa. O certificado digital pode ser obtido em formato de arquivo ou em um hardware como cartão inteligente ou token, e serve para garantir a validade jurídica e dar mais segurança a processos burocráticos que utilizam sistemas de informação. São três os tipos mais comuns de certificados digitais:

1.1 e-CPF: um certificado digital utilizado para pessoas físicas. Embora o empresário possa usá-lo para assinar digitalmente documentos na posição de representante legal da empresa, ele não serve para emitir notas fiscais eletrônicas, por exemplo.

1.2 e-CNPJ: esse é o certificado ideal para as empresas, que permite a autenticação da companhia em uma série de processos que você verá a seguir.

1.3 NF-e: apesar de o e-CNPJ servir para a emissão de notas fiscais eletrônicas, esse certificado digital, específico e exclusivo para esse fim, é mais adequado, porque se um funcionário seu for responsável pela emissão dos documentos fiscais, não haverá o perigo de ele utilizar o certificado indevidamente para outras tarefas.

1.   Vantagens do certificado digital

Empresas optantes pelo regime tributário de lucro real ou lucro presumido, ou qualquer outra que emita nota fiscal eletrônica, são obrigadas a ter um certificado digital. Além da exigência legal, a assinatura eletrônica traz uma série de outras vantagens:

·       Maior confiabilidade

·       Maior segurança contra fraudes

·       Maior privacidade nas trocas de mensagens

·       Redução nos custos para assinar e reconhecer documentos

·       Menos burocracia

·       Economia no tempo.

A Certificação Digital, nos dias de hoje, traduz o que há de mais moderno em termos de segurança para proteger informações trocadas no ambiente virtual. Sua tecnologia foi desenvolvida especificamente para oferecer segurança, autenticidade, confidencialidade e integridade às informações eletrônicas. É como se fosse uma carteira de identidade eletrônica que garante a identidade das partes envolvidas.

3. Para que serve certificado digital?

O certificado digital pode ser utilizado em vários processos de interesse do gestor de uma empresa. Veja alguns dos principais abaixo:

3.1Emitir nota fiscal eletrônica

Mesmo que empresas do Simples Nacional não sejam obrigadas a emitir nota fiscal eletrônica (NF-e), essa é uma alternativa muito mais prática do que o velho bloquinho preenchido à mão. Além disso, o Ministério da Fazenda tem o objetivo de, aos poucos, instituir completamente a emissão eletrônica de documentos fiscais.

Desse modo, quase todas as empresas precisarão de um certificado digital, pois ele é necessário para a emissão das notas fiscais eletrônicas. É a assinatura eletrônica que garante a integridade da autoria de uma NF-e e, portanto, a sua validade jurídica.

3.2 Reconhecer firma

Você já sabe que há vários documentos, para fins diversos, que só têm utilidade se tiverem a firma reconhecida em cartório. Desse modo, você paga um motoboy, destaca um office boy ou outro funcionário para fazer o serviço, ou então se desloca ao cartório e perde um tempão. O certificado digital ajuda a dar agilidade em muitos desses casos, pois garante a autenticidade das informações trocadas.

3.3 Realizar transações bancárias seguras

Se você ainda tem desconfiança quanto à segurança de sistemas de internet banking para realizar as operações financeiras da empresa, o certificado digital é uma ótima alternativa para ter maior proteção. Assim, você também não precisa perder tempo indo ao banco pessoalmente quando precisar fazer uma transferência ou outro serviço.

3.4 Acessar serviços do e-CAC

Vários serviços disponíveis no Centro Virtual de Atendimento ao Contribuinte (e-CAC) da Receita Federal só estão disponíveis para os usuários que acessam o sistema com um certificado digital.

O e-CAC é serviço que, desde que foi lançado, em 2005, tornou muito mais simples e desburocratizada a relação entre os contribuintes e a Receita Federal. Lá, é possível consultar a sua situação fiscal, status de cobranças, despachos, intimações e muito mais.

3.5 Enviar informações para a GFIP e eSocial

A partir do dia 1º de julho de 2016, empresas optantes pelo Simples Nacional que possuem mais de cinco empregados precisam utilizar um certificado digital na hora de prestar informações trabalhistas, fiscais e previdenciárias à Receita Federal, por meio da GFIP e do eSocial.

A obrigatoriedade já está vigente para empresas com mais de oito empregados, desde o início do ano. A exigência decorre da Resolução 94/2011, do Comitê Gestor do Simples Nacional (CGSN), com a redação do inciso pela resolução 122/2015 e atualização do cronograma na resolução 125/2015.

3.6 Enviar a DIPJ

Se a sua empresa não é optante pelo Simples Nacional, você é obrigado a ter um certificado digital para enviar ao Receitanet a declaração de Informações Econômico-Fiscais da Pessoa Jurídica (DIPJ), referente ao Imposto de Renda da Pessoa Jurídica (IRPJ). Receitanet é o serviço eletrônico que valida e transmite as declarações de pessoas físicas e jurídicas.

3.7 Assinar contratos

Você não precisa mais reunir duas pessoas na mesma sala para assinar um contrato. Cada parte envolvida pode ler o texto do contrato de onde está e assinar com um programa chamado assinador digital, que usa o certificado para validar o documento.

3.8 Emitir CT-e

CT-e é o Conhecimento de Transporte Eletrônico, um documento transmitido e armazenado eletronicamente que comprova, para fins fiscais, a prestação de serviços de transporte. Assim como no caso da NF-e, é necessário um certificado digital para validar juridicamente o CT-e.

3.9 Trocar e-mails seguros

Uma conta de e-mail é muito mais vulnerável a hackers do que podemos imaginar. Com um certificado digital, você pode trocar mensagens criptografadas com parceiros comerciais que também tenham um certificado, garantindo total segurança às informações. A assinatura eletrônica no e-mail também é uma maneira de comprovar juridicamente a autoria de quem o enviou.

3.10 Acessar o ComprasNET

O ComprasNET é o portal de compras do Governo Federal, acessado por empresas participantes de licitações e contratações feitas pela Administração Pública Federal direta. Para ingressar no sistema, um certificado digital do tipo e-CNPJ ou e-CPF é necessário.

3.11 Como obter um certificado digital

O certificado digital deve ser adquirido de uma Autoridade Certificadora (AC) habilitada pelo Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ICP-Brasil).

Relação de Autoridades Certificadoras de 1º nível da ICP-Brasil:

·       SERPRO - Serviço Federal de Processamento de Dados

·        Caixa Econômica Federal

·        Serasa Experian

·        Receita Federal do Brasil

·        Certisign

·        Imprensa Oficial Do Estado De São Paulo

·        AC JUS

·        AC PR Casa Da Moeda Do Brasil

·        Valid Certificadora Digital

·        Soluti Certificação Digital

·        AC Digitalsign

·        AC Boa Vista

·        Ministério das Relações Exteriores

Escolhida a AC, o solicitante precisa comparecer pessoalmente a uma Autoridade de Registro (AR) para validar os dados que preencheu no seu pedido. Toda a documentação será cuidadosamente verificada, pois as ACs são fiscalizadas rigorosamente para conceder a assinatura digital apenas a usuários devidamente identificados.

Caso se trate de um certificado digital A3, o cliente receberá o dispositivo (cartão inteligente ou token) na própria AR. Já para o A1, o usuário vai receber as orientações da AC ou AR sobre os procedimentos para fazer o download do arquivo, os requisitos e informações sobre o suporte técnico.

4. Tipos de certificado digital

Os certificados digitais de que estamos falando, utilizados como assinatura para documentos e transações eletrônicas, são conhecidos como certificados da categoria A pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil). Entre eles, há dois tipos:

4.1 Certificado digital A1

O usuário mantém o arquivo com o certificado no seu computador, onde é armazenada a chave privada, enquanto a chave pública é enviada com a solicitação de emissão. A validade do certificado A1 é de um ano.

4.2 Certificado digital A3

No A3, a chave privada é mantida em um hardware, um dispositivo portátil de posse do usuário, que pode ser um cartão inteligente ou um TOKEN. A validade do certificado A3 é de hum a três anos.

Há ainda a divisão entre pessoa física e jurídica. Quando o certificado digital é para uma empresa, trata-se do e-CNPJ, que pode ser usado para emitir nota fiscal eletrônica e outros trâmites burocráticos da empresa. Já uma pessoa física utiliza o e-CPF, que permite entregar declarações de renda e outras atividades com uma assinatura digital.

5. Quem precisa de um Certificado Digital?

Todas as pessoas (físicas ou jurídicas) que desejam realizar determinadas atividades online de maneira segura e autenticada.

Todavia, o Certificado Digital não é uma escolha para todos, para algumas pessoas ele é uma exigência. Empresas que emitem nota fiscal eletrônica, assim como para todas inscritas no regime tributário de lucro real ou lucro presumido, são obrigadas a fazer uso do Certificado Digital. (As empresas inscritas no Simples, como não são obrigadas a emitir nota fiscal eletrônica, não precisam de certificação digital).

6. Conclusão sobre certificação digital

O certificado digital é muito importante para os dias de hoje pois com ele a segurança na rede é maior e garante uma maior tranquilidade ao usuário pois a certificação dificulta que a informação seja manipulada, prova a identidade de um indivíduo ou entidade na rede proporcionando uma maior confiança na hora de acessar os sites e fechar contratos de compras pela rede além de economizar tempo e reduzir custos com papeis e deslocamentos.

O certificado digital atesta a integridade do negócio, fornecendo aos consumidores virtuais a garantia que estão tratando com um negócio legítimo.

7. Referências

Certificado digital. Disponível em: http://www.spedcontrole.com.br/2015/12/16/certificado-digital-o-que-e-quais-sao-os-tipos/ Acesso em: set/17

Soluções em certificação digital. Disponível em: https://safeweb.com.br/ Acesso em: set/17

Forte Certificação Digital. Disponível em: http://fortecertificadodigital.com.br/lp/como-instalar-certificado-digital Acesso em: set/17

Autor: Éverton Schuch Bielawski, acadêmico de ciências contábeis nas Faculdades Integradas São Judas Tadeu, de Porto Alegre (RS).