Você
nunca tem uma segunda chance para causar uma boa primeira impressão. E, quando
essa primeira impressão é por e-mail, fica ainda mais difícil sair do jeito que
você queria. Sem a vantagem de uma interação pessoal, você não pode exatamente
criar uma conexão ou mudar sua estratégia, se algo que estiver dizendo não
repercutir bem.
Então, é essencial que você
acerte em cheio nesse primeiro e-mail. Embora você não possa controlar se o seu
e-mail terá uma resposta, você pode controlar todo o resto e assim deveria.
Se a base do seu e-mail for uma
informação ou recurso, pense no seu texto como a embalagem. Mesmo que você seja
um especialista, será difícil criar credibilidade se a sua comunicação on-line
estiver cheia de erros ortográficos e de formatação. A seguir estão os piores
erros que farão vendedores passar vergonha por e-mail. Cuidado!
Erros em e-mails de vendas que
devem ser evitados a qualquer custo
1) Cometer erros ortográficos
Segundo uma análise da
Grammarly, escrever palavras com a grafia errada foi, de longe, o erro mais comum que as pessoas cometeram em
e-mails em 2017. Use uma ferramenta que verifique a ortografia à medida
que você digita para pegar erros sem atrasá-lo.
2) No caso de e-mails em inglês, usar errado os termos "your" e
"you're"
Os dois têm o mesmo som, mas certamente
não têm o mesmo significado. Isso é fácil de errar, mas perguntar para o seu
prospect, "Do
you have any time on you're calendar to chat tomorrow?"
faz você parecer descuidado e pouco profissional.
Nessa mesma linha, saiba como
escrever palavras que soam de uma forma, mas são escritas de outra. Escrever
"Estou ancioso para você conhecer o novo produto" ou "Vamos
analizar a sua estratégia" são erros comuns que impedem que você seja
levado a sério.
Preste atenção especial em
palavras homófonas (palavras que soam de um jeito, mas são grafadas de outro).
3) Repetir palavras
O segundo erro mais comum em
2020? Repetir palavras. Isso significa acidentalmente digitar a mesma palavra
duas vezes, por exemplo:
"Quando o relatório estará
estará pronto?"
Não é o fim do mundo, mas sua
mensagem, com certeza, parecerá mais leve sem as duplicatas.
4) Escrever o nome ou a empresa do seu prospect de forma errada
Pode ser que você estivesse
cansado quando enviou o e-mail. Pode ser que a sua vista já estava desfocada de
tanto olhar para a tela do computador. Adivinha? O seu prospect não vai ligar
para isso. Ele achará que você não fez sua pesquisa, é descuidado no trabalho
ou simplesmente não se importa se está certo ou não. Nenhum dos casos acima é
um bom sinal para a sua capacidade de fazer a venda.
5) Escrever o nome da sua própria empresa de forma errada
Isso não chega a ser tão
ofensivo para um prospect, já que você se atrapalhou com o nome da sua própria
empresa, não com a dele, mas ainda dá uma ideia de que você não se importa
muito.
6) Digitar seu número de telefone errado
Esse é um erro que eu já cometi
e aprendi a lição da pior forma possível. Minha assinatura de e-mail continha o
meu número de telefone, mas eu tinha errado um dígito. Alguns dias depois de
começar um projeto, recebi um e-mail de um cliente frustrado exigindo saber por
que eu nunca atendia ao telefone.
Se você fornecer um modo de os
seus prospects entrarem em contato com você, confira se está tudo correto. Se
ele tiver a iniciativa de ligar, não o faça perder tempo.
7) Atrapalhar-se com a data
Marcar uma reunião por e-mail
já é chato o suficiente. Pedir para marcar uma reunião com o seu prospect na
"quinta-feira, 16 de novembro", quando 16 de novembro cai, na
verdade, em uma quarta-feira cria confusão e exige dois ou três e-mails
adicionais para corrigir o erro. Sempre olhe um calendário ao incluir datas nos
seus e-mails.
8) Não usar parágrafos
Se o seu e-mail tiver apenas
duas frases, isso não será um problema. Mas, quando estiver escrevendo um e-mail
de acompanhamento longo ou um resumo de uma chamada importante, lembre-se de
separar o texto em parágrafos para facilitar a leitura.
9) Escrever listas como texto não formatado em vez de marcadores
Para facilitar ainda mais o
trabalho do seu prospect, faça listas com marcadores, que facilitam a leitura.
Você preferiria receber uma proposta de dia para reunião na
"segunda-feira, às 15h, terça-feira, às 12h, terça-feira, às 13h45,
quarta-feira, às 9h, quarta-feira, às 16h ou quinta-feira, às 12h20" ou
receber este e-mail:
Diga-me se alguma das datas
abaixo funciona para você:
· Segunda-feira, às 15h
· Terça-feira, às 12h
· Terça-feira, às 13h45
· Quarta-feira, às 9h
· Quarta-feira, às 16h
· Quinta-feira, às 12h30
Você
prefere a segunda opção? Eu também.
10) Não formatar
Em uma conversa real, você pode
usar linguagem corporal, tom de voz e gestos para acentuar pontos importantes.
Mas transmitir o tom em e-mails é bem mais difícil, então, se o seu e-mail for
mais longo do que um parágrafo e contiver informações que o seu prospect
precisa mesmo ler, coloque-as em negrito ou itálico para chamar a atenção.
Uma ressalva: não exagere. Um
e-mail com todas as palavras em negrito ou sublinhadas é cansativo de ler e tem
uma aparência pouco profissional.
11) Incluir informações demais
Você pode usar o número 10
acima para verificar esse ponto. Se você tiver escrito 800 palavras, mas só
quiser colocar uma declaração em negrito, verifique se precisa mesmo incluir
tudo o que escreveu. Economize o máximo de tempo possível do seu prospect indo
direto ao ponto. Ele agradecerá.
12) Enterrar sua pergunta/pedido
Às vezes, por outro lado, você
precisará mesmo escrever um e-mail mais longo. Nesse caso, coloque a sua
pergunta ou pedido em uma linha ou parágrafo separado para que não fique
perdido no resto do texto.
13) Não incluir uma pergunta/pedido
Seja pedir 10 minutos para
conversar sobre os recursos que você acabou de enviar ou oferecer uma
demonstração de produto, cada ação que você realizar deverá ser criada para
avançar um prospect no processo de vendas, se for mutuamente benéfico.
14) Pedir demais
É claro, o que você pedir deve
ser sensato. Se for a primeira vez em que você estiver falando com um prospect,
será ridículo perguntar quais termos de contrato ele prefere. Adapte o que você
perguntar à fase do prospect na jornada do comprador.
15) Incluir links quebrados
Incluir um link ou dois nos
seus e-mails de vendas é ótimo, quando possível. Assim, você fornece mais
conteúdo e uma oportunidade para clicar no seu site e saber mais sobre o seu
produto. Confira se esses links estão atualizados e em funcionamento,
principalmente se você estiver usando um modelo. Se o seu prospect tiver
interesse o suficiente para clicar, ofereça a ele uma boa experiência. Tão
importante quanto isso, você parecerá pouco profissional e descuidado se
incluir links que não funcionam.
16) Ser vago
A falta de clareza é irritante
e ineficiente. Seu destinatário precisa se esforçar mais para entender o que
você está dizendo e, às vezes, ainda pedirá mais informações. Faça o seu melhor
para ser específico. Em vez de dizer "Estaria
interessado em saber o que penso sobre a sua estratégia?",
pergunte "Gostaria
de passar 15 minutos analisando os seus planos de geração de leads para
2020?".
17) Copiar e colar
Já recebeu um e-mail em que uma
seção era muito menor do que as outras ou aparecesse em uma fonte diferente? Se
já tiver recebido, você sabe como isso tira a sua atenção. Esse problema
estranho é causado por copiar e colar sem remover a formatação.
Para garantir que isso não
aconteça com os seus e-mails, realce as seções que colou e clique no botão
"Remover formatação" no programa de e-mail.
Se você estiver usando o Inbox
ou Gmail, também pode remover a formatação realçando uma seção e pressionando a
tecla command + a tecla de barra invertida (\). Usuários do
Outlook devem pressionar control + espaço.
Escrever bons e-mails de vendas
é uma arte e uma ciência. Diferentes linhas de assunto e estratégias
funcionarão melhor para diferentes prospects e setores. Mas esses são os blocos
de construção da correspondência profissional. Aperfeiçoe a sua escrita para
poder se concentrar em vender.
Fonte:
Hubspot
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