A folha
de pagamento de uma empresa envolve inúmeras parametrizações que influenciam
diretamente no resultado final da área de Departamento Pessoal, ou seja, no
número de erros ou acertos apurados no processamento de uma folha de salários pode
ser uma "pedra no sapato" para muitos profissionais da área.
Estes erros podem ser de
caráter interno, envolvendo os valores pagos ou descontados dos empregados, ou
externo, envolvendo os encargos sociais recolhidos indevidamente para as
entidades arrecadadoras de tributos e contribuições.
Muitas empresas buscam
informatizar a operação do processamento da folha de pagamento, adquirindo
o software de outras empresas especializadas no ramo com o objetivo, como
qualquer outro meio de informatização, de ganhar tempo, reduzir custos na
operação e eliminar possíveis falhas humanas.
Normalmente estes softwares são
desenvolvidos com características padrão, de modo a atender ao maior número de
empresas clientes, independentemente do número de empregados ou da atividade
que a empresa desenvolve.
No entanto, há determinadas
situações em que os softwares acabam não atendendo todas as necessidades
específicas da empresa, a qual apresenta peculiaridades em relação a
determinadas verbas ou determinados tipos de pagamentos, que não estão
abrangidas pelo sistema.
Na maioria das vezes as verbas
salariais calculadas acabam influenciando nos resultados de outras verbas e
tudo isso é estabelecido (no que tange ao sistema de folha), através de
parâmetros.
Parametrizar nada mais é que
representar por meio de parâmetros. É estabelecer, por exemplo, quais as incidências
tributárias que determinada verba irá sofrer (INSS, FGTS, IRF), ou ainda,
quais verbas serão base de cálculo de outra, como as horas extras (com
os diversos percentuais) que serão base de cálculo do DSR.
Quando falamos em folha de
pagamento, podemos entender que parametrizar é atribuir valor, referência,
indicar os impactos, agrupar verbas, enfim, "dizer ao sistema"
exatamente para que serve determinada verba e qual o resultado esperado no seu
processamento.
Estas parametrizações não são
feitas aleatoriamente, mas baseadas no que a legislação trabalhista e previdenciária
estabelece, obedecendo rigorosamente aos ditames do fisco, dos acordos e convenções
coletivas de trabalho, bem como estabelecendo os tipos de cálculos
(considerando as regras específicas) que estão sendo considerados para aquela
empresa.
Portanto, para se fazer uma boa
parametrização é preciso, antes de mais nada, conhecer a lei, as normas
complementares, acompanhar suas mudanças e entender qual o reflexo que
determinada norma (trabalhista, previdenciária, saúde e segurança no
trabalho, imposto de renda e etc.) possui sobre as verbas salariais que compõem
a folha de salários.
Também é preciso conhecer o
software que está sendo utilizado, uma vez que cada um possui nomenclaturas
diferentes e interpretações distintas.
Como já abordado anteriormente,
nenhum sistema informatizado é capaz de atender a todas as necessidades de
determinada empresa. Assim sendo, cabe ao responsável pelo sistema e também
pela área de recursos humanos, conhecer destas necessidades e
incorporá-las ao software através da parametrização.
Basicamente o cadastro das
verbas salariais de um sistema de folha de pagamento é composto por verbas de
vencimentos ou proventos, verbas de descontos e verbas que compõem a base de
cálculo para apuração de encargos sociais ou ainda, de simples
referência estatística ou informativa, como horas afastamento, horas
treinamento entre outras.
Uma verba salarial considerada
provento, como o salário base, por exemplo, pode gerar incidência sobre verbas como
INSS, IRF, FGTS, adicional de insalubridade, salário família, vale
transporte, pensão alimentícia, adicional noturno, adicional de periculosidade,
provisão de férias e 13º salário, entre outras dentre as quais o salário base
faz incidência para sua apuração.
Por outro lado, uma verba
salarial considerada desconto, como faltas, por exemplo, pode gerar também
a incidência sobre verbas como INSS, FGTS, IRF e pensão alimentícia. Isto
porque a incidência de faltas para apuração de outras verbas é bem menor do que
o salário base ou as horas extras, que acabam refletindo no cálculo de um
número elevado de outras verbas.
Deixar de estabelecer a
incidência de faltas sobre a apuração do INSS pode contribuir para o
cálculo (a maior) do INSS descontado do empregado, bem como a contribuição
também a maior do valor a ser recolhido por parte do empregador.
Daí a importância de conhecer a
legislação para uma adequada parametrização, já que o valor descontado de
faltas do empregado deve ser abatido da base de cálculo para apuração do INSS
ou do FGTS, pois faltas representa ausência ao trabalho. Se o empregado
não trabalhou, não há que se falar em desconto de INSS e tampouco o empregador
deverá contribuir sobre tal valor.
As mudanças na legislação como
a não incidência de INSS sobre o aviso prévio indenizado, a não incidência de
IRF sobre férias indenizadas entre outras, devem ser observadas para que os
parâmetros destas verbas sejam alterados, de modo que a partir da alteração da
legislação, o sistema passe a considerar ou não aquela verba para determinado
tipo de desconto/contribuição.
Para se detectar tais
divergências o resumo de uma folha de pagamento pode ser um meio prático e
seguro, pois nele estará listado o valor total de cada verba. Se as faltas não
estiverem parametrizadas para incidir na apuração do cálculo do INSS, por
exemplo, pelo resumo da folha de pagamento poderá se detectar esta falha, pois
no valor da base de cálculo do INSS apresentada no resumo não estará sendo
abatido o valor das faltas.
Com o eSocial a
correta parametrização é de vital importância, pois todos os recolhimentos
serão feitos com base nas informações enviadas pelas empresas através do
eSocial, e qualquer erro poderá acarretar o recolhimento indevido (a maior ou a
menor) dos encargos sociais, bem como gerar multas por parte dos órgãos fiscalizadores.
Por Sergio Ferreira Pantaleão é Advogado, Administrador,
responsável técnico pelo Guia Trabalhista e autor de obras nas áreas
trabalhista e previdenciária.