Gestão de notas
fiscais ainda é desafio para as empresas. Trabalho, muitas vezes, é feito
manualmente ou com softwares inadequados, causando penalidades.
Facilitar a rotina fiscal e ter erros
humanos minimizados neste campo é o sonho de toda empresa brasileira, afinal, a
legislação do país é extremamente complexa e, por consequência, passível de
retrabalho, perda de tempo e de dinheiro.
Neste aspecto, um dos principais desafios
das empresas tem sido a recepção e gestão completa de documentos fiscais de
entradas, das compras, de mercadorias, de serviços e outras.
Geralmente, se não houver um padrão de
organização bem delineado destes documentos, que servem para certificar uma
transação comercial, constando os detalhes sobre o produto ou o serviço
adquirido, bem como seus respectivos impostos, não há como fazer uma boa
gestão, afetando muitas áreas de uma organização, desde compras, controladoria,
fiscal, contábil e, principalmente, o contas a pagar.
Outro problema bem narrado pelas empresas é
o preenchimento incorreto de documentos fiscais pelos seus fornecedores.
Adiante, vem ainda a conferência de autenticidade dos documentos, que para
notas de mercadorias pode ser feita em um portal, mas para as de serviços, são
"apenas" 5.570 portais, de cada município.
Mas não acaba aí, há ainda a conferência de
regularidade do fornecedor no site da Receita Federal e da opção do Simples
Nacional em outro portal. Ou seja: um processo longo, manual e cheio de
detalhes.
Por fim, tem a questão da guarda e do prazo
para conservação desses documentos, exigido por lei, que é de cinco anos. Isso
quer dizer que se um fiscal for a um estabelecimento e requerer uma ou mais
notas, e se o empresário não apresentar, é multa na certa, que pode, inclusive,
ultrapassar R$ 1 mil, por documento, além da glosa de dedutibilidade do IRPJ e
da CSLL, de 34%, mais 9,25% de créditos irregulares de PIS e COFINS. É muito
dinheiro e não vale a pena correr o risco.
Gestão de notas fiscais
Além do obstáculo "armazenamento",
há o desafio de monitorar as notas fiscais após o recebimento, onde o usuário
necessita fazer uma consulta sempre que quiser saber o status do documento,
pois estes podem ser cancelados ou anulados pelo fornecedor sem a autorização do
destinatário.
Em situações como essa, a empresa pode
estar se apropriando de créditos indevidos e registrando notas fiscais
inválidas em seu Enterprise Resource Planning (ERP).
Portanto, para evitar dor de cabeça, o
ideal é automatizar a gestão de notas fiscais de entradas (compras).
"Quando a empresa opta por fazer este
trabalho de forma manual, haverá um gasto de tempo exorbitante e custos para o
setor fiscal, contábil e em toda a empresa, porque há pessoas de diversas áreas
recebendo e registrando documentos fiscais de compras. As empresas mais
preocupadas com Compliance, escalabilidade e transformação digital, estão
automatizando o processo de ponta a ponta", garante Lucas Ribeiro, CEO do ROIT
BANK.
Para se ter uma ideia, por lá, foram
extraídas as informações de mais de 1 milhão de notas fiscais de mercadorias e
de serviços, utilizando Inteligência Artificial, com a aplicação de OCR
(Optical Character Recognition - Reconhecimento Óptico de Caracteres, em
português) e de NLP (Natural Language Processing - Processamento de Linguagem
Natural, em português), tecnologias voltadas para reconhecer caracteres em
documentos eletrônicos, compatível com diversos formatos de imagem e texto,
tais como JPEG, PNG, PDF, assim como, definir o tipo de dado e reconhecê-lo por
contexto, com altíssima acuracidade.
O segredo de tanto sucesso é um só:
automatizar o processo por completo, e não apenas parte dele. Isso envolve
desde a baixa dos documentos fiscais, sua classificação, extração,
enriquecimento com consultas externas diversas, vinculação automática a pedido
de compras, cadastro do fornecedor no ERP (software de gestão) automático,
críticas fiscais, classificação contábil, pagamento diretamente no banco e
consolidação dos dados no ERP.
Um longo processo, atualmente operado por
muita gente nas empresas, que leva tempo, está sujeito a diversos erros e não é
escalável. Com o avanço da inteligência artificial e da robotização essa
realidade vem mudando muito.
Fonte:
Contábeis, com informações da Engenharia de Comunicação.
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