Dentre as inúmeras atribuições
que a Gestão de RH possui para que todos estejam focados a atender a
Visão, Missão e Valores da empresa, o direcionamento, controle e acompanhamento
das reuniões pode ser uma meta bastante importante.
Qualquer
profissional que tenha trabalhado ou que esteja trabalhando atualmente em
alguma organização, certamente já participou ou acompanhou alguma reunião que
tinha como meta, traçar planos e estratégias para um projeto específico,
identificar as principais fontes de desperdícios na produção de um produto
"X", discutir detalhes para a divulgação de um novo produto, enfim,
assuntos que fazem parte do cotidiano da maioria das empresas.
A
questão é que infelizmente as organizações são culturalmente acostumadas
a atrasos, as pessoas não se incomodam com as duas horas gastas em
uma reunião que deveria terminar em meia ou uma hora, no máximo.
Há
casos de reuniões que parecem mais um banquete do que um local para solução de
problemas. Situações em que o primeiro item da reunião é o que irá compor o
cardápio (sucos, café, salgados ou chocolates) e não os pontos importantes
do tema a ser discutido.
Os
atrasos então parecem uma regra e não uma exceção. São vinte, trinta ou até
quarenta minutos num ambiente com 8 ou 10 pessoas à espera de um alguém
"principal" que teima em não chegar e, por conta disso, a hora homem
trabalhada vai se esvaindo pelos "dedos da organização".
As
pessoas que não cumprem com o horário determinado não se dão conta que, além do
desperdício de tempo, estão desrespeitando outros colegas de trabalho que
deixam de realizar seus serviços para estarem ali.
Outro
grande problema é a falta de foco, ou seja, o tempo gasto
discutindo assuntos absolutamente supérfluos como resultado do jogo
de futebol, novelas, política, fofocas de colegas de trabalho, a manchete
da TV ou do jornal entre outros temas.
Não
que um momento de descontração antes de abrir a pauta seja prejudicial, o
problema é que os assuntos alheios tendem a tomar 20% ou 30% do tempo total
disponível ao objetivo principal.
O
corte nos custos ou despesas pode se iniciar pela redução de reuniões
mal programadas ou mal conduzidas, pois os talentos ali presentes poderiam
estar focados no importante (trabalhando de verdade) e não perdendo tempo em
bate-papo inoportuno e desnecessário.
Reuniões
são, sem dúvida, uma grande fonte de solução de problemas. Elas provocam um
"brainstorming"¹ interno onde as experiências
profissionais de cada um, proporcionam soluções diferentes e inovadoras
para um mesmo problema, onde o grupo possa estabelecer, ao final deste
processo, a mais eficaz.
Parece
algo "insano", mas o problema é que as pessoas não são treinadas para
fazer reuniões. Isso mesmo, para desenvolver uma boa reunião é preciso
treinamento, disciplina e foco nos objetivos.
Qualquer
reunião necessita de um mínimo de planejamento nos seguintes aspectos:
Problema envolvido -
Será que o problema em pauta realmente necessita da convocação de várias
pessoas para discutir o assunto? Será que posso solucionar a questão tratando
apenas com o superior imediato de uma ou outra área? Se puder solucionar o
problema apenas com algumas ligações, faça.
Pessoas envolvidas -
Convocar as pessoas que estão realmente envolvidas no problema e que poderão
concretizar o que será discutido e definido em reunião é imprescindível. Não
adianta chamar pessoas que atuam de forma auxiliar, que desconhecem do tema ou
que não vão contribuir na solução do problema. Se você foi convidado a
participar, faça uma reflexão e antecipadamente, relacione os principais pontos
que poderão contribuir para a solução do problema;
Tempo despendido -
Considerando que o problema realmente enseja a convocação de algumas pessoas
para discutir o assunto, o tempo não é só em relação ao início e término da
reunião, mas também em relação ao tempo disponível para cada um expor seus
comentários. Se necessário, deixe um relógio no centro da mesa e estabeleça que
cada um faça sua exposição no tempo determinado.
Objetividade -
O objetivo da reunião deve ser antecipado a todos os participantes. A partir
desse objetivo se estabelecem os pontos principais a serem abordados. Quem
conduz a reunião deve ser treinado para isso. Quando um membro do grupo tenta
envolver problemas alheios, se começa com conversas paralelas ou se demonstra
prolixo sobre determinado tema, corte de imediato. Foco na resolução do
problema é o que deve prosperar.
(¹)
Literalmente "tempestade cerebral ou de ideias" em inglês. Atividade
desenvolvida para explorar a potencialidade criativa de um indivíduo ou de um
grupo no alcance de objetivos pré-estabelecidos.
Autor: Sergio Ferreira Pantaleão é Advogado, Administrador,
responsável técnico pelo Guia Trabalhista e autor de obras nas áreas
Trabalhista e Previdenciária.