Em termos conceituais, a expressão "documentação hábil" é definida pela NBC ITG 2000 - Escrituração Contábil, como sendo:

[...]    Documentação contábil é aquela que comprova os fatos que originam lançamentos na escrituração da entidade e compreende todos os documentos, livros, papéis, registros e outras peças, de origem interna ou externa, que apoiam ou componham a escrituração.

A documentação contábil é hábil quando revestida das características intrínsecas ou extrínsecas essenciais, definidas na legislação, na técnica-contábil ou aceitas pelos "usos e costumes".

Os documentos em papel podem ser digitalizados e armazenados em meio magnético, desde que assinados pelo responsável pela entidade e pelo profissional da contabilidade regularmente habilitado, devendo ser submetidos ao registro público competente [...]

Segundo uma compilação feita da legislação contábil acerca do tema documentação contábil, podemos citar como hábeis os seguintes documentos:

- Notas Fiscais de Vendas de Mercadorias e Serviços (SINIEF);

-  NFe  - Nota Fiscal Eletrônica e outros registros eletrônicos e documentos. (Contabilidade Digital);

- Documentos expedidos por tabeliães, escrivães e demais serventuários de ofício (inciso I do art. 197 do CTN);

- Documentos fornecidos por bancos, casas bancárias, caixas econômicas e demais instituições financeiras (inciso II do art. 197 do CTN);

- Documentos fornecidos por empresas de administração de bens (inciso III do art. 197 do CTN);

- Documentos fornecidos por corretores, leiloeiros e despachantes oficiais (inciso IV do art. 197 do CTN);

- Documentos fornecidos inventariantes (inciso V do art. 197 do CTN);

- Documentos fornecidos síndicos, comissários e liquidatários (inciso VI do art. 197 do CTN);

- Documentos fornecidos por quaisquer outras entidades ou pessoas que a Lei designe (inscritas no CNPJ e CPF), em razão de seu cargo, ofício, função, ministério, atividade, ou profissão (inciso VII do art. 197 do CTN);

- Documentos fornecidos por peritos em avaliação de bens ou por empresas especializadas (artigo 8º da Lei 6.404/76);

- Documentos fornecidos por empresas comerciais, industriais ou prestadoras de serviços caracterizados como orçamento a preço de mercado (procedimentos semelhantes às licitações públicas - Lei 8.666/1993);

- Documentos fornecidos com base em arbitragem procedida nos termos da Lei 9.307/1996;

- Documentos de comércio exterior - Importação e Exportação - Legislação sobre preço de transferência - Valoração Aduaneira - Regulamento Aduaneiro;

- Documentação de operações cambiais realizadas em conformidade com o disposto no RMCCI - Regulamento do mercado de câmbio e capitais internacionais;

- Documentação relativa à operações com Ouro (instrução normativa SRF 049/2001);

- Documentos fornecidos com base em decisão judicial.

Notamos aqui que a relação é vasta e abrange o tipo e natureza das operações envolvidas. Não é nosso intuito detalhar o aspecto de cada documento hábil citado (que pode ser pesquisado separadamente em cada base legal citada), mas queríamos apenas evidenciar a natureza de cada documentação.

Fonte: Marlon de Freitas / Contábeis / COSIFe. Elaborado pela M&M Assessoria Contábil.

Gostou da matéria e quer continuar aumentando os seus conhecimentos com os nossos conteúdos?

Assine, gratuitamente, a nossa Newsletter Semanal M&M Flash, clicando no link a seguir:

https://www.mmcontabilidade.com.br/FormBoletim.aspx, e assim você acompanha as nossas atualizações em primeira mão!