Quando a gente trabalha fora, não tem muito mistério, né? Acordamos cedo, tomamos banho, nos vestimos, comemos alguma coisa e bora pro escritório!

Lá, a gente encontra um espaço de trabalho super adequado nos esperando: nossos colegas de equipe, nossa mesa, cadeira, computador, telefone. Todo esse ambiente remete a uma única coisa: trabalho! A partir do momento em que nos sentamos ali,  já sabemos exatamente o que fazer.

Já quando falamos em "home office" a coisa muda um pouco de figura. Afinal, ao contrário do ambiente do escritório, nossa casa não remete a trabalho! Ela remete a descanso, sossego, entretenimento. 

Fora que, quando trabalhamos de casa, a gente não costuma seguir esse ritual de acordar cedo e se arrumar, não mesmo? E isso já faz toda a diferença, porque nosso cérebro pode "não entender" que temos que trabalhar nessas condições. 

Pode acreditar amigo leitor, nosso cérebro é como um "ratinho de laboratório"! Ele reage a rotinas e estímulos e se algo estiver fora do lugar, ele pode entrar em parafuso e querer dar aquela famosa procrastinada. 

Mesmo não sendo uma novidade, muita gente ainda está tentando descobrir como permanecer produtiva e focada em um ambiente cheio de distrações como a nossa casa.

Mas calma, isso não significa que trabalhar em casa não seja possível! Essa alternativa também é muito proveitosa e pode ser útil quando a ocasião exigir.

Inclusive a gente até já até falou sobre isso neste outro artigo aqui do blog: Home Office em escritórios contábeis. Funciona?

Mas para isso, nós precisamos criar certos hábitos e por em prática algumas dicas para mostrar ao nosso cérebro que, mesmo estando em casa, temos que trabalhar sim!

Eu tive que reavaliar meu espaço de home office para entender o que realmente funcionava. Neste processo, selecionei 11 dicas que me ajudaram bastante e é por isso que decidi compartilhá-las com vocês! 

Vamos lá?

10 dicas para ser mais produtivo no home office

1 - Monte um escritório home office que emane produtividade

Não seria incrível ter um escritório de home office com portas que imitam madeira, uma mesa enorme com vista para um lago tranquilo com pássaros cantando? Seria sim, pena que querer não é poder, não mesmo? ?? Mas calma! Para quem não tem esse privilégio, ainda é possível criar um espaço para  home office na sua casa que emane gatilhos produtivos!

Primeiro de tudo:

Como falei antes, a casa é um ambiente que remete a descanso. Por isso, a primeira dica para ser mais produtivo no home office, é separar um cantinho só para trabalhar. Desta forma, você educa seu cérebro de, quando você está naquela área, é hora de trabalhar.

Então, nada de ficar no sofá, ou na cama, com o computador no colo. Primeiro porque isso vai acabar com a sua coluna e segundo porque, esses ambientes são propícios para distração e sono. 

Se você tiver uma escrivaninha na sua casa, é melhor ainda! Mas se não, arrume suas coisas na mesa da cozinha ou da sala de jantar. Sente-se e bora trabalhar!

Segunda dica: tente ficar fora de áreas transitáveis. Encontre um cantinho tranquilo na sua casa, onde você não irá atrapalhar ninguém, nem será atrapalhado.

Uma boa recomendação também é tentar manter  tudo o que você vai precisar ao alcance das mãos.   Assim você não fica levantando a todo momento. Acredite isso vai te ajudar a manter o foco.

Por fim, fique confortável! 

Ok, não a ponto de pegar no sono, mas sabemos o quão difícil é focar quando não se está confortável, não é mesmo?

Procure aquela cadeira que você adora. Pode ser da mesa de jantar, de cozinha ou a do próprio computador. Tente manter uma boa postura, improvise um apoio para os pés e quem sabe uma base para o seu notebook. E mantenha a tela do computador a um nível que não te proporcione problemas no pescoço.

Pequenas coisas podem aumentar o seu nível de conforto e permite que você se mantenha concentrado.

2 - Respeite seu horário de expediente

Quando você vai trabalhar no escritório, você entra num horário X, almoçar num horário X e vai pra casa num horário X, certo? Então por que no home office deveria ser diferente?

A regra mais absoluta de todas para ser produtivo trabalhando em casa é: tente manter a mesma rotina que você teria se estivesse trabalhando no escritório.

Se você começar a pegar no serviço mais tarde, isso já vai começar a deixar o seu cérebro confuso sobre qual é a hora de trabalhar e qual é a hora de descansar. 

Além disso, um dos aspectos que julgo muito importante para uma rotina saudável de trabalho em casa, é saber quando parar!

Pensou em uma ideia de última hora, anote e volte amanhã.

Não é por que você está home office que vai ficar conectado 24 horas por dia. Permita-se ter um tempo de inatividade para criar equilíbrio entre sua vida profissional e pessoal.

Todos nós precisamos disso, não importa se estamos home office ou não.

Então, tente manter os seus horários organizados.

3 - Música pode sim!

Sei que o trabalho contábil exige concentração e pode parecer que  música não ajuda nessa tarefa, mas quero te mostrar o contrário!  

Ouvir alguma coisa durante o trabalho pode te ajudar a se concentrar. Isso porque o som ajuda a bloquear ruídos externos como conversas ou a televisão ligada na sua casa.

Inclusive, existem playlists específicas para concentração que você pode encontrar no Spotify, Youtube, ou qualquer que seja a plataforma que você utiliza.

Pode ser um som ambiente, barulho de chuva, de trem, ou até mesmo sons e batidas instrumentais. O que quero dizer é que, com um bom fone de ouvido e a música certa, é possível elevar a sua concentração e produtividade. e, claro, te manter longe de qualquer outra distração.

4 - Faça uma pausa

Com as dicas que dei até agora talvez você já esteja achando que é pra virar um robô maluco por trabalho, mas não! Calma aí!

Assim como no escritório você fazia suas pausas pro cafezinho ou para dar aquela socializada na copa com os colegas, é preciso dar um jeito de fazer isso enquanto estiver trabalhando em casa também!

Levante, faça um alongamento, coma alguma coisa, saia lá fora tomar um ar, brinque com seu pet! Isso vai te ajudar oxigenar o cérebro e circular o sangue, o que é ótimo pra sua concentração e também para a sua saúde.

Além disso, tente descansar sua visão ao longo do dia! Quando você expõe seus olhos vistas por muito tempo a tela do celular ou do computador, a longo prazo isso pode trazer sérios problemas a sua retina. 

Então siga essa dica: A cada 20 minutos pare de olhar para a tela e olha para algo que está a 20 metros por 20 segundos. Parece uma atitude boba, mas você ficaria surpreso com a diferença que isso pode fazer.

É difícil lembrar de fazer de forma regular, mas faça esse esforço e veja como funciona.. Seus olhos irão agradecer esta pequena atitude.

5 - Eduque sua família 

Se você mora com mais alguém: pais, irmãos, marido, etc, talvez seja necessário conscientizá-los de que, embora você esteja em casa, está a trabalho e não pode ser interrompido toda hora.

Monstra a eles de forma educada, mas com firmeza, que você está trabalhando e que prazos e metas precisam ser cumpridos. Também evite atender ao telefone e a porta e informe a todos sobre o seu horário de disponibilidade.

É bom ter essa conversa porque, se eles não sabem disso, podem acabar te atrapalhando. Ás vezes até na boa intenção, querendo de chamar pra bater papo, ou ver um filme, por exemplo.

Mas tudo bem, com um pouquinho de conversa e compreensão, tenho certeza que você vai conseguir educar a todos e ser produtivo trabalhando em casa.

6 - Não, não é legal ficar de pijama rs

Claro, não é necessário se arrumar colocar um salto ou um terno (ao menos que isso seja confortável para você) para trabalhar home office, mas o pijama pode tirar a sua vontade de fazer seu trabalho.

Essa dica pode parecer bobagem, mas ficar trabalhando de pijama e cabelo bagunçado, pode dar ao seu cérebro a impressão de que esse dia de trabalho será meio "café com leite", e não é! Você precisa ser tão produtivo em casa, quanto seria no escritório, é um dia como qualquer outro!

Então mesmo que forçado, levante-se tome um banho e prepare-se para um dia normal de trabalho. Se deixar essa ação para depois, você pode se distrair e entrar em pânico quando, de repente, precisar entrar em uma reunião online. 

7 - Dê um chega pra lá nas distrações!

Se trabalhando no escritório já tem um monte de distração que pode tirar nosso foco, imagine em casa, onde não tem ninguém olhando? É por isso que, trabalhando home office, nossa resistência às distrações tem que ser ainda maior!

Uma boa dica é não deixar o celular, que é uma baita fonte de distração, perto de você. Assim, quando se sentir tentado em dar aquela espiada nas redes sociais, você vai acabar desistindo, porque vai ter que levantar pra pegar. 

Também existem algumas extensões e aplicativos que podem te ajudar com isso. 

No Chrome, por exemplo, temos extensões como a Block & Focus. Você instala em seu navegador, informa por quanto tempo quer trabalhar sem distrações, e ela te faz o favor de bloquear os sites que te distraem. Se você tentar entrar em qualquer um deles antes do tempo determinado, não irá conseguir.

Já para celular, temos apps como o AppBlock que te impede de acessar aplicativos de rede social, por exemplo, pelo tempo que você determinar. 

Eliminando essas distrações já fica bem mais fácil focar e ser mais produtivo no home office.

8 - Continue em contato com sua equipe

Não se esqueça você está home office, mas a interação com a sua equipe pode e deve continuar a mesma. Em um escritório de contabilidade, ninguém trabalha sozinho. Você provavelmente tem um gerente, ou pessoas a quem você gerencia e demais colegas que precisa compartilhar alguma coisa vez ou outra. E trabalhar em casa, não significa se isolar da sua equipe.

Existem muitos aplicativos que te ajudam a interagir com toda a sua equipe durante o dia a dia. O Slack, Hangouts, e claro o WhatsApp, por exemplo, mantém essa proximidade mesmo que online.

Então lembre-se: converse com a sua equipe, participe das reuniões. E avise seus colegas caso você precise ficar ausente por algumas horas. Eles não estão ao seu lado, como na empresa, então é legal informá-los quando sair para almoçar ou durante uma pausa que necessite fazer. 

Manter essa comunicação viva, também ajuda a produtividade. Nada como dividir com sua equipe um problema, uma descoberta, ou uma conquista.

9 - Trabalhe em nuvem

Nada de ficar criando arquivos aí no seu computador! Depois você vai voltar pro escritório e precisar deles! E aí?

Manter as coisas salvas no seu computador é coisa do passado! A onda agora é estar tudo conectado!

Existem vários sistemas em nuvem que você pode utilizar e isso nos leva a 10ª e última dica deste conteúdo, que sintetiza algumas das coisas que já falei até aqui: 

10 - Ter um sistema de gestão online

Se ter um sistema de gestão no escritório já é essencial quando toda a equipe está trabalhando na empresa, imagina quando um funcionário ou mais precisa trabalhar fora desse ambiente? Aí sim que é fundamental!

Isso porque, quando todos estão logados no mesmo sistema, a equipe continua conectada mesmo estando longe! 

Os gerentes de departamento conseguem ter uma visão clara de todas das demandas, prazos e do que cada um está fazendo e cada colaborador também pode acessar facilmente suas tarefas do dia, o que minimiza a procrastinação.

Além disso, um sistema online já é em nuvem, como mencionei no tópico anterior. Então, trabalhando dentro do sistema, todas as ações realizadas e documentos upados, ficarão disponíveis para todos de qualquer lugar.

Outro benefício é a comunicação com o cliente que, quando feita por meio de um sistema como esse, fica muito mais centralizada e a prova de erros e desencontros.

Resumindo, trabalhar com um sistema online de gestão para contadores, permite que você consiga levar para qualquer lugar a mesma produtividade que você teria no escritório! Não é demais?

Agora você está preparado para o home office!

Trabalhar home office pode ser incrível, basta estar preparado para ele. Seguindo nossas dicas, e mantendo sua rotina, eu tenho certeza que seu home office será super produtivo!

Bônus

Como uma última dica, eu te convido a conhecer o Gestta, a ferramenta online de gestão e atendimento exclusiva para contadores mais completa do mercado.

Existe um tabu bem grande sobre trabalho home office para escritórios contábeis: se é possível, se isso atrapalha o andamento do trabalho etc.

Mas com o Gestta, trabalhar home office não precisa ser um problema.

O Gestta proporciona ao seu escritório, o controle remoto de suas tarefas.

Com ele você pode:

·  Acessar sua área de trabalho de qualquer lugar; 

·  Transferir uma tarefa para outro colaborador com apenas um clique;

·  Enviar documentos para os seus clientes por email sem precisar sair da tarefa;

·  Notificar o cliente quando uma tarefa foi concluída ou solicitar documentos pendentes de forma automática;

·  Disponibilizar uma área do cliente super intuitiva para que ele possa acompanhar o andamento do seu pedido, enviar documentos e fazer novas solicitações;

·  E muito mais!

Sem contar que toda documentação que sua equipe precisa para fazer seu trabalho, pode estar armazenada em nuvem de mais de 1 terabite do Gestta.

Autora: Nashila Santos

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