Em
meio ao distanciamento social imposto pela pandemia de COVID19, uma modalidade
de trabalho foi bastante fortalecida: o home office. Empresas de
vários segmentos precisaram se adaptar a este modelo e, em sua grande maioria,
sem ter qualquer experiência. E uma das maiores preocupações de empresários é
com relação à segurança de informações e documentos que passaram a circular
pela internet.
Troca de mensagens por aplicativos
Não
é de hoje que trocamos mensagens. Seja por carta, no século passado, ou através
de aplicativos de celular, a dúvida é sempre a mesma: será que minhas
informações estão seguras?
Atualmente,
os aplicativos de troca de mensagens (como WhatsApp, por exemplo) são
protegidos por criptografia*, que é um conjunto de regras que visa a codificar
a informação de forma que só o emissor e o receptor consigam decifrá-la.
Sendo
assim, a criptografia de ponta a ponta garante que apenas os envolvidos na
conversa consigam ler e ter acesso às mensagens, pois partir do momento que são
criptografadas, é necessário ter uma chave particular para acessar qualquer
informação.
Antivírus
Proteger
documentos e informações estratégicas é fundamental para as empresas,
principalmente para aquelas que usam computadores. Este fato torna fundamental
a utilização de um antivírus, para garantir que não haja infiltrações, roubos e
invasões do sistema.
As
ameaças virtuais vêm de vários lugares: e-mails, websites suspeitos, pen drives
e até mesmo de programas baixados ilegalmente (contendo malwares, worms,
rootkits e Trojan Horse), que deixam o sistema da empresa totalmente
vulnerável.
Antivírus
corporativos são os mais adequados para as suas necessidades empresariais a
apresentam benefícios como: maior rapidez na detecção de vírus e de ameaças
virtuais; ausência de sobrecarga dos computadores da empresa por serem mais
leves, evitando a lentidão do sistema; gestão de processos mais simplificada,
já que, a partir de uma mesma tela, é possível proteger todos os computadores,
dispositivos móveis e servidores de uma só vez; avisos e atualizações
automáticas dos programas usados na empresa; controle de sites suspeitos;
restrição do uso de dispositivos móveis (como, por exemplo, pen drives);
prevenção de fraudes bancárias.
Armazenamento "nas nuvens"
O
armazenar documentos na nuvem significa salvar seus dados em um espaço virtual,
possibilitando o acesso do usuário a qualquer hora e/ou em qualquer lugar,
desde que haja conexão com a internet.
Em
primeiro plano, é necessário verificar a confiabilidade. Tudo depende da
demanda e objetivos de sua empresa, o que deixa várias possibilidades entre as
modalidades ofertadas pelo mercado.
Para
manter a segurança no armazenamento em nuvens, é preciso tomar alguns cuidados
como não utilizar senhas óbvias e fáceis de decifrar; colocar senhas em todos os arquivos; não utilizar a mesma senha para todos os
serviços que acessar; não fornecer senhas para outra pessoa, em hipótese
alguma; ao sair do ambiente virtual, utilizar as opções "Sair" e "logout";
alterar suas senhas periodicamente; não salvar senhas no navegador web.
Use a tecnologia para favorecer sua empresa
É
fundamental, atualmente, contar com a tecnologia. Ela aproxima
as pessoas e facilita os processos.
O
departamento contábil de uma empresa também necessita de soluções online para o
seu dia a dia.
Apostar
em uma ferramenta que armazena seus documentos fiscais, arquivos de obrigações
acessórias e resultados de auditorias realizadas, além de compartilhar o acesso
com outros usuários, auxilia a vida dos contadores e possibilita, em conjunto
com outras ferramentas, realizar a auditoria eletrônica de arquivos e o
cruzamento entre obrigações acessórias distintas e, muito importante, se
antecipar ao Fisco.
Para
contribuir, elaboramos um e-book sobre o tema. Para baixar gratuitamente, clique aqui.
Fonte: E-Auditoria
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