"Com organização e tempo, acha-se
o segredo de fazer tudo,e fazer bem-feito."(Pitágoras)
Em
Administração, utilizamos um expediente importado lá do Oriente, mais
precisamente do Japão pós-guerra, chamado de "5S". Este nome provém de cinco
palavras japonesas iniciadas pela letra "s": Seiri, Seiton, Seisou, Seiketsu e
Shitsuke.
Os cinco
sensos constituem um sistema fundamental para harmonizar os subsistemas
produtivo-pessoal-comportamental, constituindo-se na base para uma rotina
diária eficiente.
Praticar os
5S significa:
· Seiri (senso de utilização): separar as coisas
necessárias das desnecessárias;
· Seiton (senso de organização): ordenar e identificar
as coisas, facilitando encontrá-las quando desejado;
· Seisou (senso de zelo): criar e manter um ambiente
físico agradável;
· Seiketsu (senso de higiene): cuidar da saúde física,
mental e emocional de forma preventiva;
· Shitsuke (senso de disciplina): manter os resultados
obtidos através da repetição e da prática.
A aplicação
dos 5S em uma empresa, especialmente do setor industrial, deve ser efetuada com
critérios, inclusive com supervisão técnica dependendo do porte da companhia.
Mas meu convite, neste instante, é para você praticar os 5S em seu ambiente de
trabalho.
Aplique Seiri em seu escritório. Nos
armários, nas gavetas, nas escrivaninhas. Tenha o senso de utilização presente
em sua mente. Se lhe ocorrer a
frase: "Acho que um dia vou precisar disto...", descarte o objeto em questão,
pois você não o utilizará. Pode ser, por exemplo, livros antigos,
hoje hospedeiros do pó, que contribuirão com a educação de uma criança ou um
jovem universitário. Seja seletivo. Elimine papéis que apenas ocupam espaço em
seus arquivos, incluindo revistas e jornais que você acredita estar
colecionando. Repasse pastas e processos, inclusive aqueles que ficaram jogados
no porta-malas do carro e aqueles que pesam em sua pasta executiva convidando a
um desvio de coluna.
Na próxima
fase, passe ao Seiton.
Separe itens por categorias, enumerando-os e etiquetando-os se adequado for.
Organize seus livros por área (civil, trabalhista, tributário etc.) e em ordem
de relevância e interesse na leitura. Separe seus documentos em pastas
suspensas, uma para cada cliente ou assunto.
Aprenda a
realizar reuniões breves e eficazes, fazendo atas para registro dos assuntos
tratados e das providências a serem tomadas. Na mesma toada, crie pastas em seu
computador para armazenar informações. Faça uma revisão de seus cartões de
visita, selecionando-os por porte de empresa, ou segmento, ou entre clientes
efetivos e potenciais. Você descobrirá contatos não retomados, amigos do
passado, clientes que têm sido negligenciados. Todos estes procedimentos lhe
revelarão o que você tem e, principalmente, atuarão como "economizadores de
tempo" uma vez que sua vida será facilitada quando da busca por um objeto ou
informação, auxiliando-o em seu planejamento.
Com o Seisou você estará promovendo
a harmonia em seu ambiente. Mais do que a limpeza, talvez seja o momento para
efetuar pequenas mudanças de layout: alterar a posição de alguns móveis,
colocar um xaxim na parede, melhorar a iluminação. O bem-estar físico estimula
o relacionamento interpessoal saudável. Agora, basta aplicar os últimos dois
sensos já mencionados, o Seiketsu,
que corresponde aos cuidados com seu corpo (sono repousante, alimentação
balanceada e exercícios físicos), sua mente (equilíbrio entre trabalho, família
e lazer) e seu espírito (cultive a fé) e o Shitsuke, tão simples quanto fundamental, e que significa
controlar e manter as conquistas realizadas.
Faça isso e
eu desafio você a encontrar a harmonia e a produtividade em seu ambiente de
trabalho!
Por Tom Coelho