Convênio de rateio de custos comuns

Quando duas ou mais empresas utilizam-se dos mesmos bens ou estruturas operacionais, há uma caracterização de compartilhamento de custos ou despesas.

Desta forma, caso haja previsão contratual entre as partes, é admissível a dedução como despesa ou custo de cada parte, de acordo com o ônus contratual. A dedução é permitida, dentro do conceito que são operacionais as despesas não computadas nos custos, necessárias à atividade da empresa e à manutenção da respectiva fonte produtora.

Assim, por exemplo, se duas empresas compartilharem o mesmo espaço comercial, poderão dividir entre si as despesas de manutenção, de acordo com a metragem quadrada utilizada por cada uma das empresas.

Este compartilhamento é reconhecido como "Convênio de Rateio de Custos e Despesas Comuns". A divisão pode ser por m2, por % fixo, por número de transações efetivadas ou por outro método qualquer de rateio.

EMPRESAS DO MESMO GRUPO ECONÔMICO

No tocante a empresas de um mesmo grupo econômico, é possível a concentração, em uma única empresa, do controle dos gastos referentes a departamentos de apoio administrativo centralizados, para posterior rateio dos custos e despesas administrativos comuns entre empresas que não a mantenedora da estrutura administrativa concentrada. 

Para que os valores movimentados em razão do citado rateio de custos e despesas sejam dedutíveis do IRPJ (e por extensão à CSLL), exige-se que correspondam a custos e despesas necessárias, normais e usuais, devidamente comprovadas e pagas.

Outro aspecto é que tais despesas sejam calculadas com base em critérios de rateio razoáveis e objetivos, previamente ajustados, formalizados por instrumento firmado entre os intervenientes; que correspondam ao efetivo gasto de cada empresa e ao preço global pago pelos bens e serviços.

No aspecto contábil, a empresa centralizadora da operação deve apropriar como despesa tão-somente a parcela que lhe cabe de acordo com o critério de rateio, assim como devem proceder de forma idêntica as empresas descentralizadas beneficiárias dos bens e serviços, e contabilizar as parcelas a serem ressarcidas como direitos de créditos a recuperar.

Obviamente que isto exige que que seja mantida escrituração destacada de todos os atos diretamente relacionados com o rateio das despesas administrativas. Sugere-se a criação de um grupo especial, no plano de contas contábeis, específico para as contas a serem rateadas, visando facilitar o destaque e respectivo rateio contábil das aludidas despesas.

Fonte: Portal Tributário

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