Conforme prevê a legislação, as empresas são obrigadas a manter diversos documentos em arquivos para fins de comprovação das obrigações relativas ao emprego, quando da fiscalização trabalhista e previdenciária.

Não obstante, dentre os vários direitos garantidos aos trabalhadores urbanos e rurais pela Constituição Federal, há também o direito de ingressar com ação quanto aos créditos resultantes da relação de trabalho, com prazo prescricional de:

- 2 (dois) anos contados da data da extinção do contrato;

- 5 (cinco) anos e retroativamente, contados da data de ingresso da ação. 

Nota: ao trabalhador menor não corre prazo prescricional enquanto não completar 18 (dezoito) anos de idade. 

Entretanto, há documentos, como o Registro de Empregados e Livro de Inspeção do Trabalho, cujos prazos de manutenção são indeterminados, ou seja, não devem ser descartados pelo empregador, podendo o registro de empregados ser mantido por meio eletrônico.

No caso do PPP - Perfil Profissiográfico Previdenciário, o prazo de guarda é de 20 (vinte) anos. Há diversos outros documentos que possuem prazos diferenciados para serem mantidos em arquivo.

É importante que as empresas analisem cuidadosamente os documentos antes de serem descartados, uma vez que estes poderão servir como provas não só para o empregado em questão, como também para os paradigmas que eventualmente possam pleitear os direitos resultantes da relação de emprego. 

Observar, também, a necessidade de atender a legislação previdenciária que, em geral, exige prazos maiores para o arquivamento.

Fonte: Guia Trabalhista Online.